Privacy Statement Vrijwilligers & Mentoren

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle vrijwilligers en mentoren werkzaam bij het UAF. 

Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: de AVG) van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens. Dit houdt in dat wij als organisatie verantwoording moeten afleggen over de wijze waarop en met welke reden wij persoonsgegevens van jou verzamelen, verwerken, bewaren en/of delen.  

Inleiding 

In het kader van de werkzaamheden die door vrijwilligers en mentoren (hierna vrijwilligers genoemd) van UAF worden verricht, verwerkt UAF diverse persoonsgegevens. Met persoonsgegevens bedoelen we alle informatie die ons iets over jou vertelt of die we aan jou kunnen koppelen. Daarbij gaat het bijvoorbeeld om jouw naam, adres, geboortedatum en rekeningnummer. Met verwerken bedoelen we alle bewerkingen die we met deze persoonsgegevens kunnen verrichten, zoals het verzamelen, vastleggen, opslaan, aanpassen, ordenen, gebruiken, bekendmaken, doorgeven en verwijderen van persoonsgegevens. 

Via deze privacy statement leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dit doen, met wie wij de persoonsgegevens delen en hoelang we de persoonsgegevens bewaren.  

Verwerkingsverantwoordelijke 

Op grond van de privacywetgeving is UAF de verwerkingsverantwoordelijke ten aanzien van jouw persoonsgegevens. Dat betekent dat wij hebben bepaald voor welke doeleinden wij bepaalde persoonsgegevens van je verwerken en welke middelen (bijv. softwaresystemen van externe leveranciers) wij hiervoor gebruiken. Onze contactgegevens zijn als volgt: 

Naam: Stichting voor Vluchtelingen – Studenten UAF 

Bezoekersadres: Newtonlaan 71 (2e verdieping), 3584 BP Utrecht 

Postadres: Postbus 14300, 3508 SK Utrecht 

KvK-nummer: 41177131 

Algemeen telefoonnummer: 030-252 08 35 

Algemeen e-mailadres: info@uaf.nl. 

Specifiek e-mailadres voor privacygerelateerde vragen: privacy@uaf.nl  

Welke persoonsgegevens verzamelen wij? 

Het UAF verzamelt de volgende persoonsgegevens van jou: 

• Identificatiegegevens, zoals je naam, achternaam, geboortedatum, geslacht, geboorteplaats, huidig adres, e-mailadres, nationaliteit, telefoonnummer en e-mailadres;
• Financiële gegevens; zoals rekeningnummer;
• Andere noodzakelijke gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van mentor activiteiten, zoals een VOG, CV, motivatie en vaardigheden m.b.t. het soort vrijwilligerswerk;

Delen van persoonsgegevens 

Per verwerking is aangegeven met wie de persoonsgegevens kunnen worden gedeeld. We delen je persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is. Dat betekent ook dat deze partijen alleen die persoonsgegevens krijgen die zij nodig hebben voor het uitvoeren van hun werkzaamheden (“need-to-know”-basis). Binnen UAF werken we met een autorisatiesysteem om onbevoegde toegang tot persoonsgegevens te voorkomen. 

Bewaartermijnen 

UAF bewaart de persoonsgegevens niet langer in een identificeerbare vorm dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt. Voor alle verwerkingen geldt dat de persoonsgegevens bewaard kunnen worden indien dit noodzakelijk is om aan wettelijke verplichtingen te voldoen of wanneer dit nodig is om een juridisch geschil af te wikkelen. Zo worden alle persoonsgegevens waarvan het nodig is om deze te bewaren om aan de fiscale bewaartermijn van artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR) te voldoen, gedurende 7 jaar vanaf het einde van het jaar waarin de betreffende gegevens niet langer tot de jaaradministratie behoren, bewaard. Waar relevant wordt per verwerking meer specifieke informatie over de geldende bewaartermijnen verschaft. 

Grondslagen voor gegevensverwerking 

UAF verwerkt je persoonsgegevens wanneer dit: 

• Noodzakelijk is ter uitvoering van een met of ten behoeve van jou gesloten overeenkomst (bijv. je vrijwilligersovereenkomst);
• Om aan wettelijke verplichtingen te voldoen (bijv. het verstrekken van bepaalde gegevens aan de Belastingdienst); of
• Wanneer het verwerken van persoonsgegevens noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van UAF of een derde partij. Hierbij wordt altijd het belang van UAF (of de derde) afgewogen ten opzichte van de mogelijke inbreuk op je privacy. Bij de verwerkingen die op het gerechtvaardigd belang van UAF zijn gebaseerd, hebben wij kort dit belang omschreven. Indien je hier meer informatie wilt hebben, kun je hier altijd via privacy@uaf.nl om vragen.

In uitzonderlijke gevallen kunnen we je persoonsgegevens verwerken op basis van jouw toestemming. bijv. voor het plaatsen van foto’s op intra- en internet. Wanneer wij dit doen, dan zullen we dit afzonderlijk aan je vragen. Graag wijzen we je erop dat je je toestemming op elk moment weer mag intrekken, maar dat de gegevens die we tot dan toe hebben verwerkt, rechtmatig door UAF zijn verwerkt. 

Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte 

Het kan zo zijn dat wij persoonsgegevens delen met een partij die buiten de Europese Economische Ruimte (EER) is gevestigd, bijvoorbeeld omdat een partij waarvan wij een softwareapplicatie afnemen, de persoonsgegevens die wij via deze applicatie verwerken, buiten de EER opslaat. In dat geval zorgen wij ervoor dat we extra maatregelen nemen om er zorg voor te dragen dat de persoonsgegevens net zo goed worden beveiligd als wanneer de persoonsgegevens binnen de EER worden verwerkt. Indien je voor een specifieke verwerking hier meer informatie over wilt hebben, dan kun je hier altijd via privacy@uaf.nl om vragen. 

Rechten 

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren en in bepaalde gevallen te laten wissen of de verwerking van je gegevens te beperken. Ook heb je het recht om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen van je persoonsgegevens en kan je onder bepaalde omstandigheden gebruik maken van je recht op gegevensoverdraagbaarheid (dataportabiliteit). Indien je van deze rechten gebruik wilt maken, kan je hiertoe een verzoek indienen via privacy@uaf.nl.  

Meer informatie over deze rechten en de afwikkeling van verzoeken tot uitoefening van bovenstaande rechten, kan je vind je hieronder: 

Je hebt de volgende rechten ten aanzien van de verwerking van je persoonsgegevens door het UAF: 

• het recht om te verzoeken of wij persoonsgegevens van je verwerken en indien dit het geval is, op inzage in je persoonsgegevens;
• het recht op rectificatie van je persoonsgegevens indien deze onjuist of onvolledig zijn;
• het recht om je persoonsgegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’);
• het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens of om de verwerking van je persoonsgegevens te beperken;
• het recht om toestemming voor verwerking van je persoonsgegevens in te trekken, indien de verwerking op je toestemming is gebaseerd;
• het recht op ontvangst of afgifte van je persoonsgegevens aan een door jou aangewezen derde in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm (‘recht op dataportabiliteit’).

 Om je rechten uit te oefenen kun je contact met ons opnemen via privacy@uaf.nl of per post via: 

Stichting voor Vluchteling-Studenten UAF 
Newtonlaan 71 
3584 BP Utrecht 

Om te voorkomen dat wij informatie aan een verkeerde persoon verstrekken, kunnen wij je om aanvullende informatie vragen om je identiteit te controleren. Wij zullen je in beginsel uiterlijk binnen een maand na ontvangst van je verzoek informeren of wij aan je verzoek kunnen voldoen. Deze termijn kan in specifieke gevallen, bijv. wanneer sprake is van een complex verzoek, met twee maanden worden verlengd. Over een dergelijke verlenging zullen wij je uiterlijk binnen een maand na ontvangst van je verzoek informeren. Op grond van de privacywetgeving kunnen wij onder bepaalde omstandigheden je verzoek weigeren. Indien dit het geval is, zullen wij je uitleggen waarom. Wanneer je bezwaar maakt tegen het verwerken van uw persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden, dan zullen wij dit verzoek altijd respecteren. Meer informatie over je privacyrechten vind je op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens. 

Vragen en klachten 

Bij vragen over deze privacyverklaring of over specifieke verwerkingen kan je mailen naar privacy@uaf.nl of telefonisch contact opnemen met het UAF en vragen naar de privacy-officer. Indien je een klacht hebt over de wijze waarop UAF met je persoonsgegevens omgaat, lossen wij deze graag samen met je op. Als we er niet uitkomen dan kan je een klacht indienen bij de privacytoezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.  

Wijzigingen 

Wij vinden het belangrijk dat je goed wordt geïnformeerd over de verschillende verwerkingen van je persoonsgegevens. Het kan zijn dat we gaan werken met nieuwe systemen waarvoor we je persoonsgegevens moeten verwerken of dat we bepaalde verwerkingen staken. We kunnen daarom deze Privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. Op internet is steeds de meest recente versie van deze Privacy statement terug te vinden.